Diese Zeit gilt es produktiv zu nutzen. Dies impliziert, dass sich die Teilnehmer von Meetings jeglicher Art inhaltlich gut vorbereiten. Eine gute praktische Organisation des Meetings trägt zu dessen Erfolg bei.

Wie wichtig eine professionelle praktische Organisation des Meetings oder einer Konferenz ist, fällt meistens erst dann auf, wenn die scheinbar belanglosen Dinge am Rande nicht professionell vorbereitet wurden.

Wenn der Kaffe zur Pause fehlt sind die Teilnehmer eben müde

Wenn zum Beispiel der Kaffee für die Pause erst dann bereitgestellt wird, wenn diese laut Tagesordnung schon zu Ende ist, dann fehlt objektiv einfach nur ein heißes Getränk. Manchem Teilnehmer fehlt dieser Kaffee jedoch subjektiv zur Unterstützung seiner Konzentrationsfähigkeit.

Dieses Manko senkt seine Motivation und er behält es in Erinnerung. Vielleicht wird er sich aufgrund seiner Müdigkeit auch inhaltlich bezüglich seiner Beiträge weniger engagieren. Wenn nur der Kaffee fehlt, wirft das zwar kein gutes Licht auf den Organisator des Meetings, behindert jedoch nicht die Besprechung als solches.

Anders sieht es aus, wenn benötigte technische Geräte defekt sind oder fehlen und zum Beispiel Grafiken zur Visualisierung von Fakten für die Entscheidungsfindung nicht gezeigt werden können.

Checkliste für die Organisation von Meetings

Zur Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Besprechungen oder Konferenzen steht eine Checkliste der Berater von I.O. BUSINESS zum kostenlosen Download zur Verfügung. Sie enthält hilfreiche Stichpunkte von der Einladung der Teilnehmer und Referenten, über die die Bestellung der Bewirtung und Ausstattung des Raumes bis zur Nachbereitung der Meetings.

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• Checkliste: Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz
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Da Funktionsbeschreibungen auf eng gefasste Aufgabenbeschreibungen verzichten, erhalten die Mitarbeiter der jeweiligen Funktion größere Handlungsspielräume. Bei entsprechender Transparenz der Ziele und Kernaufgaben der Funktionen im Unternehmen unterstützen Funktionsbeschreibungen gleichzeitig die Zusammenarbeit und Entwicklungsperspektiven.

Funktionsbeschreibungen als Basis für Marktgerechtigkeit bei der Entgeltfindung

Funktionsbeschreibungen können auch als Basis für variable Entgeltanteile verwendet werden.

Die darin festgeschriebenen Ziele werden anhand zuvor definierter Messkriterien gemessen. Auf diese Weise unterstützen Funktionsbeschreibungen das Personalmanagement der HR-Abteilung bei der Bewertung der Funktionen, bei der Entgeltfindung und bei der entsprechenden Eingruppierung.

Dies erleichtert eine transparente und marktgerechte Aktualisierung einzelner Entgeltgruppen oder Anpassungen innerhalb des Entgeltsystems.

Checkliste Funktionsbeschreibung

Raum für Vermerke zur Eingruppierung, zu Kernaufgaben und Hauptzielen innerhalb einer Funktion bietet die Checkliste Funktionsbeschreibung der Berater von I.O. BUSINESS.

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Um die Mitarbeiter an das Unternehmen binden und zugleich die getätigten Investitionen zu schützen, werden Rückzahlungsklauseln eingesetzt.

Rückzahlungsklauseln rechtssicher formulieren

Rückzahlungsklauseln unterliegen der AGB-Kontrolle. Zur Sicherstellung der Gültigkeit solcher Rückzahlungsklauseln empfiehlt es sich, diese in Bezug auf Inhalt und Formulierung einer gründlichen Prüfung zu unterziehen.

Für die Gültigkeit von Rückzahlungsklauseln kommt es darauf an, dass neben dem Unternehmen vor allem der Mitarbeiter von der Fortbildung profitiert. Von Bedeutung ist zudem, dass die festgeschriebene Bindungsfrist in einem angemessenen Verhältnis zur Dauer, beziehungsweise zu den Kosten der Fortbildung steht.

Die Rückzahlungsklauseln greifen nur, wenn der Mitarbeiter selbst kündigt oder ihm aus Gründen gekündigt wird, die er selbst zu vertreten hat.

Einzelheiten und Tipps zu Inhalt und Formulierung von Rückzahlungsklauseln enthält die von den Beratern von I.O. BUSINESS erstellte Arbeitshilfe: Rückzahlungsklauseln.

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• Arbeitshilfe: Rückzahlungsklauseln
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Wenn aufgrund veränderter Rahmenbedingungen im Unternehmen – zum Beispiel nach Fusionen – unterschiedliche Entgeltstrukturen und Entgelthöhen für vergleichbare Aufgaben existieren, besteht akuter Handlungsbedarf zur schrittweisen Anpassung des Entgeltsystems. Gleiches gilt auch dann, wenn sich Unterschiede im Verlauf der Zeit aufgrund sich wandelnder Gestaltung der Arbeitsverträge herausgebildet haben.

Veränderungen im Entgeltbereich können selten ohne Widerstände umgesetzt werden. Daher kommt es darauf an, bei der Entgeltfindung möglichst transparente Kriterien anzuwenden und Anpassungen rechtlich abgesichert und begleitet von offener Kommunikation im Unternehmen vorzunehmen.

Entgeltfindung mit Kraft und Gefühl

Bei der Entgeltfindung gibt es viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, um zu einer fairen und akzeptierten Lösung zu kommen. Dazu gehören die aufgaben- und funktionsbezogenen Faktoren der betreffenden Position im Unternehmen.

Weiterhin ist die Qualifikation, Leistung beziehungsweise der Erfolg des einzelnen Arbeitnehmers von Bedeutung. Auch der Erfolg eines Teams, einer Abteilung oder des ganzen Unternehmens kann Berücksichtigung finden. Von Bedeutung sind bei der Entgeltfindung jedoch auch gesetzliche, tarifliche, regionale und betriebliche Rahmenbedingungen.

Die von den Beratern von I.O. BUSINESS erstellte Checkliste Entgeltsystem, Entgeltfindung bietet Hilfestellung bei diesem schwierigen Thema. Sie nennt die Faktoren, die bei der Entgeltfindung zu berücksichtigen sind und zeigt die unterschiedlichen Entgeltkomponenten mit den Zielen auf, die durch diese unterstützt werden. Außerdem werden die Schritte für geplante Veränderungen in der Zusammensetzung der Entgeltkomponenten aufgeführt.

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• Checkliste: Entgeltsystem und Entgeltfindung
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Zielvereinbarungsgesprächen kommt eine zentrale Bedeutung als Führungsinstrument zu. Zweifellos sind Zielvereinbarungsgespräche zeitaufwändig: Umso wichtiger ist es, dass sich dieser Zeitaufwand schnell “amortisiert”. Damit die Ziele ernst genommen werden, wird deren Erreichen häufig mit variablen Entgeltkomponenten verknüpft.

Effektive Zielvereinbarungsgespräche

Hier gilt es, die Anreize für die Zielerreichung so zu setzen, dass die Mitarbeiter höchstmögliche Ziele anstreben und auch erreichen. Führungskräfte machten in der Vergangenheit mit der klassischen Kopplung von Zielvereinbarung mit Entgelt nicht immer gute Erfahrungen. Verständlicherweise “mauern” Mitarbeiter bei den Zielvereinbarungsgesprächen, um möglichst niedrige Zielhöhen zu vereinbaren. Denn bei Zielüberschreitung erhöhen sich die erzielbaren Prämien oft sprunghaft.

Das als Weiterentwicklung der klassischen Zielvereinbarung entstandene System der Zieloptimierung führt zu einer realistischen Einschätzung des Machbaren durch die Mitarbeiter und zu mehr Planungssicherheit und Erfolg für das Unternehmen. Im System der Zieloptimierung wird ein Anreiz gesetzt, gerade nicht möglichst niedrige, sondern möglichst hohe Ziele zu vereinbaren. So verkürzt sich der Zeitaufwand für die Zielvereinbarungsgespräche, da nicht über die Zielhöhe verhandelt wird.

Unterstützung bei der Vorbereitung der Zielvereinbarungsgespräche erhalten Vorgesetzte durch eine von den Beratern der I.O. BUSINESS Unternehmensberatung erstellte Checkliste. Sie enthält alle wichtigen Punkte in Bezug auf die Art der Ziele und ihre Formulierung. Zusätzlich gibt die Checkliste auch Tipps für die organisatorische Vorbereitung und die Gesprächsführung.

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• Checkliste: Zielvereinbarung, Zielvereinbarungsgespräch
• Experten von I.O. BUSINESS für Zielvereinbarung (Trainings, Coaching, Seminare)
• Alle Checklisten zum Thema Zielvereinbarung und Zieloptimierung
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Wenn Sie sich mit einem Experten über diese Thematik austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu uns auf.

All diese wichtigen Tagesordnungspunkte werden üblicherweise in Form eines Protokolls dokumentiert. Häufig wird als Protokollform das Ergebnisprotokoll dem Verlaufsprotokoll vorgezogen. Beim Ergebnisprotokoll kommt es nicht nur darauf an die bisherigen Schritte festzuhalten. Wichtig ist es besonders die Ergebnisse bezüglich der künftig geplanten Schritte zu protokollieren und wer dafür verantwortlich zeichnet. Dann kann ein solches Protokoll zur Wegbeschreibung hin zum gemeinsamen Ziel dienen und verdient es nicht, nur in der Schublade abgelegt zu werden.

Ein Formular als Arbeitshilfe zum Protokollieren einer Besprechung in Form eines Ergebnisprotokolls haben die Berater von I.O. BUSINESS für Sie zum kostenlosen Download erstellt.

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• Zur Arbeitshilfe Meetings protokollieren
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Fachbuch: Meetings effizient und effektiv gestalten – Einfache Methoden, Techniken und Checklisten für ergebnisreiche Besprechungen mit Spaß am Erfolg. Hamburg: Dashöfer Verlag.

• Beim Verlag bestellen: Meetings effizient und effektiv gestalten [hier auch als e-book erhältlich!]
• Kontakt zum Autor: Autor

Demnach ist es möglich, in 20 Prozent der verfügbaren Zeit 80 Prozent des relevanten Ergebnisses zu erzielen, sofern die dafür notwendigen Tätigkeiten richtig sortiert und bearbeitet werden.

Die I.O. BUSINESS Berater haben eine Checkliste erstellt, die Unterstützung bietet bei der Beurteilung des Verhältnisses von Aufwand und abzuschätzender Bedeutung der Tätigkeiten in Bezug auf die beruflichen Ergebnisse. Je nach Wichtigkeit für das Erreichen des Ergebnisses werden die Tätigkeiten sortiert und in entsprechender Reihenfolge bearbeitet. Prioritätensetzung nach dem Pareto-Prinzip – ganz einfach!

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• Zur Checkliste Prioritätensetzung mit dem Pareto-Prinzip
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Ein besonders familienfreundliches Arbeitszeitmodell ist die alternierende Telearbeit, von dessen Vorzügen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielen Unternehmen und öffentlichen Organisationen schon profitieren.

Bei der alternierenden Telearbeit arbeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Absprache mit ihrem Arbeitgeber teilweise im Büro der Organisation und teilweise im Homeoffice oder anderswo. In der Regel nutzen sie dabei die modernen Kommunikationstechniken. Durch mehr Entscheidungsfreiheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Wahl von Arbeitszeit und Arbeitsort können diese Beruf und Familie besser miteinander vereinbaren.

Vorteile der Telearbeit nutzen

Den Unternehmern bringt die Einrichtung familienfreundlicher Arbeitszeitmodelle wie der alternierenden Telearbeit ebenfalls deutliche Vorteile bei der Bindung knapper werdender Fach- und Führungskräfte: Denn Familienfreundlichkeit erhöht die Arbeitgeberattraktivität. Und wird damit zunehmend zum Wettbewerbsvorteil für Unternehmen und öffentliche Institutionen.Einige Arbeitgeber nutzen diesen Wettbewerbsvorteil sogar gezielt für ihr Employer Branding und weisen Bewerber in ihren Stellenanzeigen speziell auf familienfreundliche Leistungen der Organisation hin, z.B. auf die alternative Telearbeit. Sie können dadurch besser geeignete Bewerber gewinnen und langfristig an das Unternehmen oder die Institution binden.

I.O. BUSINESS hat für die Einführung alternierender Telearbeit eine Checkliste erstellt. In dieser Checkliste können Sie folgende Punkte überprüfen: • Besonderheiten der alternierenden Telearbeit • Nutzung von Erfahrungen anderer Unternehmen bei der Einführung von Telearbeit • Zu beachtende Schritte bei der Einführung von Telearbeit (Angleichung an betriebliche und außerbetriebliche Rahmenbedingungen, Feststellung des Ist-Zustands und Definition des Soll-Zustands, Einbeziehung der betroffenen Arbeitnehmer und der Personalvertretung) • Stufenweise Einführung von Telearbeit (Testphase, Evaluierung, endgültige Einführung).

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• Zur Checkliste Alternierende Telearbeit einführen
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Bei der Analyse der aktuellen Situation im Unternehmen bezogen auf das Entgelt empfiehlt sich eine genaue Erfassung von Personengruppen nach Funktion und Hierarchieebene und der Entgeltbestandteile, die sie erhalten. Im Anschluss daran ist zu überprüfen, ob diese Entgeltbestandteile langfristig die Ziele unterstützen, die durch das Entgelt – z. B. in seiner Funktion als Anreiz – erreicht werden sollen und welche Entgeltbestandteile innerhalb eines in sich abgestimmten Entgeltsystems besser geeignet sind. Auf der Basis der Abweichungsanalyse wird vorausschauend und langfristig eine Anpassung der Entgeltsysteme geplant und umgesetzt.

I.O. BUSINESS hat für das strategische Entgeltcontrolling eine Checkliste erstellt, in der ein Ist-Soll Vergleich für den Entgeltbestandteil Festgehalt vorgenommen werden kann.

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• Zur Checkliste Strategisches Entgeltcontrolling des Festgehalts
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Dabei werden aus verschiedenen Perspektiven die persönlichen Kompetenzen der Führungskraft in Interaktion mit der unterschiedlichen, meist offenen Situationen begutachtet. Um ein möglichst vielfältiges Bild zu bekommen, bedient sich die Management Diagnostik der verschiedensten methodischen Ansätze und Instrumente.

Die aktuelle Diskussion über die Frauenquote in Führungsetagen börsennotierter Unternehmen bietet sich an, um das Für und Wieder einer solchen Maßnahme zu erwägen. Letztendlich kommt es eben doch auf die Kompetenz einer Führungskraft an und weniger auf das Geschlecht.

In einer Checkliste zum Thema stellen die Berater von I.O. BUSINESS unterschiedliche Zwecke für den Einsatz von Management Diagnostik vor und nennen hilfreiche Instrumente.

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• Zur Checkliste “Checkliste Management Diagnostik”
• Weitere Checklisten von I.O. BUSINESS zum Thema Management Diagnostik
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Die meisten Unternehmen platzieren ihre Stellenanzeigen inzwischen hauptsächlich über Online-Jobbörsen oder auf eigenen Karriereseiten auf der Firmenhomepage, um bei der richtigen Zielgruppe nach künftigen Mitarbeitern für freie Stellen zu suchen. Die inhaltlichen Anforderungen an eine Stellenanzeige unterscheiden sich dennoch nicht wesentlich von klassischen Stellenanzeigen in lokalen oder überregionalen Zeitungen und Fachzeitschriften.

Nützliche Hinweise zur inhaltlichen Gestaltung einer Stellenanzeige finden sich in dieser Checkliste von I.O. BUSINESS. Die inhaltlichen Hinweise werden ergänzt durch Tipps zum Layout speziell für Stellenanzeigen in Zeitungen und Zeitschriften. Außerdem können Erfolg und Kosten der Stellenanzeige überprüft werden.

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• Zur Checkliste “Stellenanzeigen verfassen und kontrollieren”
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Bei der Teamentwicklung geht es aber auch darum, jedes Teammitglied an den richtigen Platz im Team zu stellen. Wie erfolgreich ein solches Team sein kann, zeigte die deutsche Nationalmannschaft bei ihrem ersten Spiel in dieser Weltmeisterschaft mit ihrem 4:0 gegen Australien.

Was für erfolgreiche Fußballmannschaften zutrifft, kann auch Teams in Unternehmen zum Erfolg verhelfen – teilweise sogar mit den gleichen Methoden der Teamentwicklung wie sie zum Beispiel beim gemeinsamen Rafting trainiert werden.

Die Checkliste I.O. BUSINESS bietet Unterstützung, konkrete Anlässe zu erkennen, bei denen Maßnahmen zur Teamentwicklung eine sinnvolle Investition sind. Sie bietet Unterstützung dabei, Ziele der Entwicklung festzulegen, indem Kriterien genannt werden, die ein funktionierendes Team auszeichnen.

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• Zur Checkliste “Teamentwicklung”
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Die Checkliste von I.O. BUSINESS gibt Anregungen, bei welchen Punkten am besten angesetzt werden sollte, um Motivation und Engagement der Belegschaft zu fördern. Motivation entsteht durch ein komplexes Wechselspiel von äußeren und inneren Anreizen, das bei jeder Person unterschiedlich ausgeprägt ist und zudem auch noch situationsbedingten Veränderungen unterliegt.

Die Checkliste gibt Anregungen, welche Aspekte wichtig sind, um Mitarbeitermotivation zu fördern. Berücksichtigt werden dabei sowohl die personengebundenen Faktoren als auch die betrieblichen Rahmenbedingungen.

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• Zur Checkliste “Motivation fördern”
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Im Hinblick auf das für Mitarbeiter, ihre Existenz und die ihrer Familien höchst bedeutsame Thema ist von einer Vorgehensweise im Trial & Error Verfahren dringend abzuraten – sowohl bei der Einführung als auch bei der Umsetzung leistungsgerechter Entgeltsysteme. Schon in der ersten Durchführungsperiode muss das leistungsgerechte Entlohnungssystem fair sein, in sich schlüssig, logisch und nachvollziehbar.

Diese I.O. BUSINESS Checkliste unterstützt Sie dabei, wichtige Aspekte im Vorfeld abzuklopfen und gegebenenfalls zunächst die Voraussetzungen für das Funktionieren von leistungsgerechten Entgeltsystemen zu schaffen.

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• Zur Checkliste “Voraussetzungen für leistungsgerechte Bezahlung”
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Buchtipp:
G. Wolf: Variable Vergütung – Genial einfach Unternehmen steuern, Führungskräfte entlasten und Mitarbeiter motivieren. Hamburg: Dashöfer Verlag [Bestellen]

Diese I.O. BUSINESS Checkliste unterstützt Sie dabei, sämtliche Aspekte bei der Auswahl von Interim Managern bzw. Managern auf Zeit zu beachten.

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Diese I.O. BUSINESS Checkliste unterstützt Sie dabei, das passende Beratungsunternehmen nach allgemeinen und unternehmensspezifisch zu definierenden Kriterien auszuwählen.

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Diese I.O. BUSINESS Checkliste unterstützt Sie bei der Auswahl des optimalen Trainers für die jeweiligen Inhalte und Ziele.

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